Die Anfangsphase unserer Arbeit mit Organisationen beginnt oft in Sitzungen, da diese die wichtigste Plattform für die Interaktion im Team sind, auch wenn viele Besprechungen schlecht geführt und organisiert werden. Kleine Anpassungen in diesem Bereich können zu erheblichen Verbesserungen bei Transparenz, Vertrauen, Zeiteffizienz und Geschwindigkeit führen. Diese Veränderungen können eine Dynamik erzeugen und Raum für größere strategische Initiativen schaffen. Mehr als jeder andere Aspekt integrieren die Meetings verschiedene Dimensionen des Organisationssystems in eine einheitliche gemeinsame Erfahrung. Es ist ein enormes Potenzial, das sich aus der Veränderungsarbeit von Meetings ergibt. Meetings können als Mikrokosmos dienen, welcher umfassendere organisatorische Verbesserungen widerspiegelt und quasi als «Spiegel» der Unternehmenskultur dient.
Fragen zu Meetings
Die folgenden Fragen können auf die Organisation als Ganzes oder auf die Teams innerhalb der Organisation angewendet werden. Nutzen Sie sie, um ein Gespräch über das Vorhandene und das Mögliche anzustoßen.
- 01Welche Besprechungen brauchen wir, um unsere beste Arbeit zu leisten?
- 02Hat jede unserer Besprechungen einen klaren Zweck und eine klare Struktur?
- 03Wie werden Besprechungen moderiert und dokumentiert?
- 04Wie werden Besprechungsergebnisse und -leistungen gemeinsam genutzt?
- 05Welche Besprechungen finden immer wieder statt und warum?
- 06Wie fördert (oder hemmt) unser Besprechungsrhythmus die Arbeit?
- 07Benötigen wir für unsere Besprechungen besondere Hilfsmittel oder Materialien?
- 08Wie können wir Besprechungen verbessern oder abschaffen, die uns nicht mehr nützlich sind?
Was bedeutet es, Meetings gegenüber positiv eingestellt zu sein?
Erkennen Sie, dass Menschen sich nach Verbindung und Beziehung sehnen. Es ist wichtig, hin und wieder denselben Raum zu teilen. Aber, anstatt alle Meetings als soziale Freizeitaktivitäten zu behandeln, sollten Sie die Struktur jedes Meetings vom Zweck des Meetings abhängig machen. Einige sollten mit unserer menschlichen Natur arbeiten, andere sollten uns helfen, sie zu überwinden.
Was bedeutet es, komplexitätsbewusst mit Meetings umzugehen?
Akzeptieren Sie, dass Koordination und gemeinsames Bewusstsein in einem komplexen System Foren mit hoher Bandbreite für den Informationsaustausch erfordern, einschließlich Meetings. Denken Sie daran, dass Unsicherheit auch für Meetings gilt. Wenn Sie sich zu sehr vorbereiten und sich zu sehr darauf versteifen, können Sie das verpassen, was für das Team wichtig und aktuell ist.
Nun, da Sie mit den Dimensionen unserer Theorie vertraut sind, lassen Sie uns erörtern, wie wir diese anwenden können. Wie viele andere Werkzeuge kann auch unser Ansatz auf verschiedene Weise eingesetzt werden. Er kann beschreibend eingesetzt werden, um die eigene Arbeitsweise oder die eines anderen Teams zu beschreiben. Er kann diagnostisch eingesetzt werden, um positive oder negative Muster zu untersuchen, die wir beobachtet haben (z. B. warum fühlen sich neue Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess verwirrt?). Darüber hinaus setzen einige Teams unseren Ansatz ein, um sich vorzustellen, wie sich die Organisation weiterentwickeln könnte.
Wir nutzen es in erster Linie als Instrument zur Bewusstseinsbildung, um Geschichten, Spannungen und Experimente zu erfassen, die in der realen Welt stattfinden. Wir bitten die Teams selbst, das Geschehen zu interpretieren. Unabhängig von der Herangehensweise löst unser Ansatz in den Teams in der Regel ein Umdenken aus, da sie beginnen, ihre Arbeitsweise systemisch zu überdenken. Eine Besprechung ist nicht mehr einfach nur eine Besprechung; sie wird zu einem Forum für die Zugehörigkeit, zu einer Gelegenheit, Informationen auszutauschen, zu einer Chance auf Zustimmung oder sogar zu einer potenziellen Zeitverschwendung. Unser Ansatz regt zu solchen Gesprächen an, und diese Gespräche werden letztendlich zu Veränderungen führen.
Jede Entscheidung ist mit Emotionen verbunden. Wenn Sie vor einer Entscheidung stehen, werden die subkortikalen Strukturen in Ihrem Gehirn aktiviert und lösen eine Kaskade von Emotionen, Instinkten und Körperempfindungen aus. Diese Elemente beeinflussen eine somatische Entscheidung oder führen sie sogar herbei, bevor Sie sich dessen bewusst sind. Dieses Phänomen wird gemeinhin als „Bauchgefühl“ bezeichnet. Das Zusammenspiel zwischen unseren verschiedenen Denksystemen geschieht so schnell und nahtlos, dass wir es oft gar nicht bemerken. Wir halten vielleicht an dem Glauben fest, dass die meisten unserer Entscheidungen objektiv und rational getroffen werden, aber das ist nicht der Fall.
Deshalb sollten Sie an diesem Punkt Ihre Entscheidung bereits getroffen haben. Irgendwo in Ihrem Geist oder Körper wissen Sie es. Entweder Sie glauben, dass wir unsere Arbeitsweise verändern müssen, und sind bereit, diesen Schritt zu tun, oder Sie glauben nicht daran und werden es auch nie tun. Die daran glauben – die Katalysatoren, die Visionäre, die Risikofreudigen – haben verstanden, dass die Zukunft kein erstrebenswerter Ort sein wird, wenn wir nicht ändern, wie wir als Menschen zusammenarbeiten, um die Zukunft so zu gestalten und aufzubauen, dass es die Mitarbeitenden lieben werden, zur Arbeit zu kommen.
Wie geht es also weiter? Die Antwort ist einfach; die Umsetzung ist eine Herausforderung. Wenn Sie eine gewisse Verantwortung über andere haben – in der Wirtschaft, in der Philanthropie, im Bildungswesen, im öffentlichen Dienst, in Ihrer Gemeinde oder sogar zu Hause -, ist es Ihre Aufgabe, die Menschlichkeit, Vitalität und Anpassungsfähigkeit das aktuellen Organisationssystems zu verbessern. Wenn Sie dazu bereit sind, können wir diese Reise gerne gemeinsam antreten.